Mehrwert durch dokumentiertes internes Kontrollsystem (IKS)

^{Publiziert: November 2025}

Ein IKS umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Massnahmen, die darauf ausgerichtet sind, das Unternehmen vor finanziellen Verlusten, fehlerhaften Prozessen und Missbrauch zu schützen. Es geht darum, die Einhaltung interner und externer Vorgaben sicherzustellen, Prozesse nachvollziehbar zu machen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und die Verlässlichkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten.

Die gesetzlichen Anforderungen verlangen unter anderem von grösseren Unternehmen (Überschreitung von zwei Schwellenwerten Bilanzsumme CHF 20 Mio., Umsatz CHF 40 Mio., 250 Vollzeitstellen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren), die Einführung eines IKS, welches dokumentiert ist. Doch der Nutzen geht weit über eine reine Pflichtübung hinaus. Ein dokumentiertes IKS schafft Vertrauen, Transparenz und Effizienz – sowohl intern wie auch gegenüber externen Anspruchsgruppen wie Banken, Investoren oder Revisionsstellen.

Ein dokumentiertes IKS definiert Abläufe systematisch: Wer ist wofür verantwortlich? Welche Schritte müssen eingehalten werden? Wie wird kontrolliert? Durch diese Transparenz lassen sich Fehlerquellen erkennen und eliminieren. Zudem verhindert das Vier-Augen-Prinzip, welches ein grundlegender Bestandteil des IKS ist, dass kritische Aufgaben von Einzelpersonen unkontrolliert ausgeführt werden. Gerade in der Finanzbuchhaltung, beim Zahlungsverkehr oder bei der Lohnverarbeitung bietet ein dokumentiertes IKS grosse Sicherheit. Es hilft, Doppelzahlungen zu vermeiden, Fristen einzuhalten und Compliance-Verstösse frühzeitig zu erkennen. Kurz: Risiken werden nicht dem Zufall überlassen.

Ein weit verbreitetes Vorurteil ist, dass ein IKS hauptsächlich zusätzlichen Aufwand bedeutet. Das Gegenteil ist häufig der Fall: Durch die Standardisierung von Prozessen gewinnen Unternehmen an Effizienz. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich schneller, mit weniger Rückfragen und geringerem Kontrollaufwand erledigen. Neue Mitarbeitende können sich einfacher einarbeiten, da die Prozesse verständlich dokumentiert sind. Zudem schafft ein dokumentiertes IKS die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung: Wer seine Abläufe kennt, kann Schwachstellen identifizieren und gezielt eliminieren.

Ein gutes IKS liefert verlässliche Informationen – etwa durch abgestimmte Kontrollen und regelmässige Soll-Ist-Vergleiche. Damit unterstützt es die Geschäftsleitung bei der Steuerung des Unternehmens. Risiken werden frühzeitig erkannt, Massnahmen können gezielt geplant werden. In diesem Sinne wirkt
das IKS nicht nur rückblickend, sondern ist ein wertvolles Führungsinstrument mit strategischem Nutzen.

• Regelmässig aktualisieren. Mindestens einmal jährlich überprüfen, anpassen und durch das oberste Führungsorgan genehmigen lassen.
• Verantwortlichkeiten festlegen. Klare Zuständigkeiten für alle Kontrollen.
• In den Alltag integrieren. IKS-Massnahmen als Teil der normalen Abläufe etablieren.
• Pragmatisch bleiben. Lieber schlank und wirksam statt überreguliert.
• Kontrollen dokumentieren. Nachvollziehbare Nachweise statt Papierflut.
• Thema regelmässig aufgreifen. IKS auf die Agenda von Sitzungen setzen.
• Aus Fehlern lernen. Kontrollversagen sollen der Optimierung des Systems dienen und nicht zu Schuldfragen führen.
• Digitale Tools einsetzen. Automatisierung spart Zeit und erhöht die Verlässlichkeit.
• Externe Sicht nutzen. Wirtschaftsprüfer können wertvolle Impulse einbringen.

Mehrwert auf vielen Ebenen. Ein dokumentiertes IKS ist mehr als ein Kontrollinstrument – es ist ein Beitrag zur nachhaltigen Unternehmensführung. Es schafft Sicherheit, verbessert die Qualität der Prozesse und steigert das Vertrauen in das Unternehmen. Die Investition in ein gut strukturiertes IKS lohnt sich für Kleinunternehmen ebenso wie für mittlere und grössere Betriebe. Wir unterstützen Sie gerne dabei, ein für Ihre Organisation passendes IKS aufzubauen oder weiterzuentwickeln – pragmatisch, verständlich und mit Blick auf Ihren konkreten Nutzen.