Datenschutzerklärung Truvag AG

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Truvag AG und die Truvag Revisions AG, beide mit Sitz in Sursee (nachfolgend 'Truvag'), wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung stellt keine abschliessende Beschreibung dar; allenfalls im Einzelfall bestehende spezifische Regeln gehen dieser allgemeinen Erklärung vor. Unter Personendaten werden für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Vom Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung ausgenommen sind insbesondere Sachdaten wie Finanzkennzahlen oder anonymisierte Daten, soweit kein Rückschluss auf eine natürliche Person möglich ist.

Diese Datenschutzerklärung und die Bearbeitung von Personendaten durch Truvag unterstehen den Bestimmungen des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und den damit verbundenen Verordnungen.

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt jeweils die auf unserer Webseite www.truvag.ch publizierte Version.

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Truvag AG und/oder die Truvag Revisions AG, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Anfragen zum Datenschutz können, unter Beilage einer Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers, per Brief
oder E-Mail an uns gerichtet werden: Truvag AG / Truvag Revisions AG, Leopoldstrasse 6, 6210 Sursee, Schweiz, Tel: +41 41 818 77 77, datenschutz@truvag.ch.

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in den folgenden Kategorien:

• Kundendaten von Kunden, für die wir Leistungen erbringen oder erbracht haben.
• Personendaten, die wir bei der Leistungserbringung indirekt von unseren Kunden erhalten haben.
• Beim Besuch unserer Webseite.
• Bei der Nutzung unseres Newsletters.
• Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung von uns.
• Wenn wir kommunizieren oder wenn ein Besuch stattfindet.
• Bei sonstiger vertraglicher Beziehung, z.B. als Lieferant, Dienstleistungserbringer oder Berater.
• Bei Bewerbungen von Mitarbeitenden.
• Wenn wir aus gesetzlichen oder regulatorischen Gründen dazu verpflichtet sind.
• Wenn wir unsere Sorgfaltspflichten oder sonstige berechtigte Interessen wahrnehmen, z.B. um Interessenkonflikte zu vermeiden, Geldwäscherei oder sonstige Risiken zu vermeiden, die Datenrichtigkeit sicherzustellen, die Bonität zu prüfen, die Sicherheit zu gewährleisten oder unsere Rechte durchzusetzen. 

Detailliertere Informationen finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Kategorien von Bearbeitungen in Ziffer 3.

Welche Personendaten wir bearbeiten ist abhängig von Ihrer Beziehung zu uns und vom Zweck, für den wir diese bearbeiten. Wir bearbeiten nebst Ihren Kontaktdaten auch weitere Informationen über Sie oder über Personen, die mit Ihnen in einer Beziehung stehen. Bei diesen Informationen kann es sich unter Umständen auch um besonders schützenswerte Personendaten handeln.

Wir sammeln folgende Kategorien von Personendaten, abhängig vom Zweck, für den wir diese bearbeiten:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Kundeninformationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer).
• Risikobewertungsdaten (z.B. Bonitätsinformationen, Handelsregisterdaten).
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen).
• Mandatsdaten, je nach Auftrag (z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Projekte, Verträge, Mitarbeitendendaten (z.B. Lohn, Sozialversicherungen), Buchhaltungsdaten, wirtschaftlich Berechtigte, Eigentumsverhältnisse, Mieter-/Eigentümerspiegel).
• Webseitendaten (z.B. IP-Adresse, Geräteinformation (UDI), Informationen zum Browser, Webseitennutzung (Analyse und Verwendung von Plugins etc.).
• Bewerbungs- und Mitarbeiterdaten (z.B. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse).
• Marketinginformationen (z.B. Anmeldung Truvag Info/Newsletter).
• Sicherheits- und Netzwerkdaten (z.B. Besucherlisten, Zutrittskontrollen, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonanruflisten).

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von unseren Kundinnen und Kunden und deren Mitarbeitenden, von Behörden, (Schieds-)Gerichten und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit Ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte, Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten), Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing) sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Webseite (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Webseite, Standortangaben).

4.1 Erbringung von Dienstleistungen

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen der Kundenbeziehung und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten, um unsere Treuhand- und Immobiliendienstleistungen zu bewerben (inkl. Direktmarketing), diese Dienstleistungen unseren Kunden anzubieten, zu erbringen und die entsprechenden Leistungen in Rechnung zu stellen. Dies betrifft insbesondere folgende Dienstleistungen:

• Privatpersonen: Steuerberatung und Ausfüllen von Steuererklärungen, Rechtsberatung, Vorsorge- und Finanzberatung etc.
• Unternehmen: Treuhand, Buchführung, Abschlussberatung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Sachwaltermandate, Firmenansiedlung in der Schweiz, Beratung betreffend Unternehmensentwicklung etc.
• Gemeinden: Beratung von Gemeinden und öffentlich-rechtlichen Körperschaften.
• Immobilien: Bewirtschaftung, Vermarkung, Bauberatung, Schätzung/Bewertung.

Im Zusammenhang mit dem Angebot und der Erbringung unserer Treuhand- und Immobiliendienstleistungen erheben und verarbeiten wir in unseren Systemen insbesondere folgende Personendaten:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Mobilenummer,
  E-Mail, sonstige Kontaktinformationen wie Branche und Webseite).
• Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer, familiäre Verhältnisse, etc.).
• Risikobewertungsdaten (z.B. Bonitätsinformationen, Handelsregisterdaten, Sanktionslisten, spezialisierte Datenbanken, Daten aus dem Internet).
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen, Investments oder Beteiligungen).
• Mandatsdaten, je nach Auftrag z.B. Mandatsbeschreibung, Mandatsbudget, Mandatsaufgaben, Mandatstermine, Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Mitarbeitendendaten (z.B. Lohn, Sozialversicherungen), Buchhaltungsdaten, Mieter-/Eigentümerspiegel etc.
• Rechnungsinformationen, wie verrechnete Leistungen, Rechnungsbetrag, Rechnungsadresse, Mehrwertsteuerinformationen.
• Besonders schützenswerte Personendaten: Unter diesen Personendaten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden, wie bspw. Daten zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe, insbesondere, wenn wir Leistungen im Bereich Lohnverarbeitung oder Buchhaltung erbringen.

Daten, die wir im Rahmen der gehörigen Mandatserfüllung von Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Beratern, Ihrem Arbeitgeber oder von Dritten erhalten oder selber erheben, wie z.B.:

• Gerichts- und Behördenakten.
• Verträge, Korrespondenz, E-Mails, Sachverhaltsdarstellungen.
• Daten aus öffentlichen Registern (z.B. Handels-, Grundbuch-, Betreibungsregister).
• Öffentliche Daten aus den Medien und Internet.
• Angaben, die wir zur Einhaltung regulatorischer Vorschriften erheben und verarbeiten.
• Bank- und Versicherungsdaten, inkl. Angaben zu Ihrer finanziellen Situation (einschliesslich Betreibungsregisterauszug).
• Finanzielle Daten, welche zur korrekten Deklarierung der Steuerwerte notwendig sind, wie z.B. Einkommen, Vermögen, Religionszugehörigkeit etc.
• Daten zu Ihrer Geschäftstätigkeit.

Angaben zu Liegenschaften unserer Kunden (Verwaltung oder Vermarktung), inkl. Mieterdossiers mit Mieterdaten (einschliesslich Betreibungsregisterauszüge von Mietern) im Rahmen unserer Leistungen.

Im Rahmen des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen erheben und verarbeiten wir in unseren Systemen folgende Daten:

• Name des Lieferanten.
• Kontaktinformationen unserer Lieferanten: Adresse, E-Mail-Adresse, Festnetznummer, Mobilnummer, Faxnummer, Skype-Name, Webseite etc.
• Kontaktinformationen der Ansprechpartner bei unseren Lieferanten: Name, Adresse, E-Mail, Festnetznummer, Mobilnummer, Faxnummer, Skype-Name, Webseite, etc.
• Rechnungsinformationen, wie verrechnete Leistungen, Rechnungsbetrag, Rechnungsadresse, Mehrwertsteuerinformationen.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (z.B. Beratung, Treuhand, Abschluss Mietvertrag, Bewirtschaftung).
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. wenn wir unsere Pflichten als Revisionsstelle wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offen zu legen (z.B. im Rahmen der Geldwäschereigesetzgebung).
• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten, Risikomanagement zu betreiben, unsere Rechte durchzusetzen, uns gegen Ansprüche zu verteidigen oder um mögliche Interessenkonflikte zu prüfen).
• Einwilligung (z.B. um Ihnen unseren Newsletter zuzusenden).

4.2 Indirekte Datenbearbeitung aus Leistungserbringung

Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Drittpersonen, deren Informationen wir zu diesem Zweck bearbeiten, werden von unseren Kunden darüber informiert, dass wir ihre Daten bearbeiten. Unsere Kunden können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.

Bei den Personendaten der Personen, die mit unseren Kunden in einer Beziehung stehen, handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, sonstige Kontaktinformationen, Marketingdaten).
• Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer, familiäre Verhältnisse etc.).
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen, Investments oder Beteiligungen).
• Mandatsdaten, je nach Auftrag z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Mitarbeitendendaten (z.B. Lohn, Sozialversicherungen), Buchhaltungsdaten.
• Besonders schützenswerte Personendaten: Unter diesen Personendaten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden, wie bspw. Daten zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe, insbesondere, wenn wir Leistungen im Bereich Lohnverarbeitung oder Buchhaltung erbringen.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person (z.B. wenn wir unsere vertraglichen Pflichten wahrnehmen).
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. wenn wir unsere Pflichten als Revisionsstelle wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offenzulegen).
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere unser Interesse, gegenüber unseren Kunden eine optimale Leistung zu erbringen.

4.3 Nutzung unserer Webseite

Um unsere Webseite zu nutzen, müssen direkt keine Personendaten offengelegt werden. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert werden.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um unsere Webseite anzuzeigen und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseite zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Informationen: 

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Weitere Informationen, die Sie uns via die Webseite übermitteln.
• Automatisch an uns oder unsere Dienstleister übermittelte technische Informationen, Informationen zum Nutzerverhalten oder der Einstellungen der Webseite (z.B. IP-Adresse, UDI, Gerätetyp, Browser, Anzahl Klicks auf der Seite, Öffnen des Newsletters, Klick auf Links, etc.
• Logfiles: Wir verwenden diese Daten zum Nachvollziehen und Lösen von technischen Problemen, zur Fehlerbehebung, zum Abwehren von Angriffen auf unsere Infrastruktur, zur Unterstützung von Analysen im Falle eines Hackerangriffs und zum Erstellen von Besucherstatistiken unserer Webseite. Wir verwenden diese Daten weder für Direktmarketing, Profiling oder automatisierte Entscheidungen im Einzelfall.
• Kontaktformular: Wir verwenden diese Daten, um Ihr geschildertes Anliegen zu verstehen und Sie diesbezüglich zu kontaktieren.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, Daten zu analysieren oder unsere Dienstleistungen bekanntzumachen).
• Einwilligung (z.B. in die Nutzung von Cookies oder den Newsletter).

Wenn Sie unsere Webseite (www.truvag.ch) besuchen, legt der Server unseres Web-Dienstleisters ein sogenanntes Logfile an. Darin erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

• Die IP-Adresse, von welcher auf unsere Webseite zugegriffen wurde. Das ist eine im Internet verwendete Nummer, anhand derer im Internet kommuniziert werden kann.
• Das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs auf unsere Webseite.
• HTTP-Protokollinformationen, wie z.B. Protokolltyp, Protokollversion, http-Requests, Statuscodes, Angaben zu den transferierten Daten. Das sind technische Daten, die beim Netzwerkverkehr im Internet anfallen.
• Fehlermeldungen, die beim Zugriff entstanden sind.
• Der Typ und die Version des Browsers, den der Nutzer verwendet, sowie sein Betriebssystem und das Modell des Computers oder Mobilgeräts.
• Die Webseite, von denen der Nutzer auf unsere Webseite gelangt.

4.4 Newsletter-Nutzung

Soweit Sie unseren Newsletter abonnieren, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten, um Ihnen den Newsletter zu senden. Sie können unseren Newsletter mit Ihrer Einwilligung abonnieren. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters sind folgende Daten, die wir nach Ihrer Anmeldung speichern:

• Anrede
• Firma
• Vor- und Nachname
• Adresse
• E-Mail-Adresse

Auf dem Aboservice Truvag-Info können Sie sich für uns für unseren Newsletter (Truvag-Info) anmelden.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unserem Newsletter bildet Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters. Diese können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen.

Diese Daten werden nur für den Versand des Newsletters verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben. 

4.5 Teilnahme an Veranstaltungen

Wenn Sie an einer von uns organisierten Veranstaltung teilnehmen, erheben wir Personendaten, um die Veranstaltung zu organisieren, durchzuführen und Ihnen allenfalls nachträglich zusätzliche Informationen zu senden. Wir verwenden Ihre Informationen ebenfalls, um Sie auf weitere Veranstaltungen hinzuweisen. Es kann sein, dass Sie an diesen Veranstaltungen von uns fotografiert oder gefilmt werden und wir dieses Bildmaterial intern oder extern veröffentlichen.

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Daten:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma, Essgewohnheiten).
• Bilder oder Videos.
• Zahlungsinformationen (z.B. Bankverbindung).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Ermöglichung der Teilnahme an der Veranstaltung).
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Durchführung von Veranstaltungen, Verbreitung von Informationen über unsere Veranstaltung, Erbringung von Dienstleistungen, effiziente Organisation).
• Einwilligung (z.B. um Ihnen Marketinginformationen zuzusenden oder Bildmaterial zu erstellen).

4.6 Direkte Kommunikation und Besuche

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. via Telefon, E-Mail oder Chat) oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Wir bearbeiten diese Personendaten ebenfalls, wenn Sie uns oder wir Sie besuchen. In diesem Fall kann es sein, dass Sie vor Ihrem Besuch oder am Empfang Ihre Kontaktdaten hinterlassen müssen. Diese werden von uns für eine gewisse Zeit aufbewahrt, um unsere Infrastruktur und unsere Informationen zu schützen.

Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare («Online-Meetings») nutzen wir den Dienst «Microsoft Teams».

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Randdaten zur Kommunikation (z.B. IP-Adresse, Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal).
• Aufzeichnungen von Gesprächen, z.B. bei Videokonferenzen.
• Andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hochlädt, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten. Zusätzliche Auskünfte über die Bearbeitung personenbezogener Daten durch «Microsoft Teams» finden sich in deren Datenschutzerklärungen.
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma).
• Zeitpunkt und Grund des Besuchs.
   

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke, gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Erbringung einer Dienstleistung).
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen).

4.7 Stellenbewerbungen, Mitarbeitende

Sie können über die auf unserer Webseite angegebene E-Mail-Adresse sowie über das auf unserer Webseite bestehende Online-Tool Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns einreichen. Die Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt, keinem Dritten bekanntgegeben und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung wird Ihr Bewerbungsdossier nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten bilden Ihre Einwilligung, die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen und unsere berechtigten Interessen. Soweit ein Arbeitsvertrag zustande kommt, werden die Daten aus dem Bewerbungsprozess sowie die laufend während der Dauer des Anstellungsverhältnisses erhobenen Daten zur Erfüllung des Vertrages verwendet.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma).
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf).
• Bewertungsinformationen (z.B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke, gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Anstellung neuer Mitarbeitenden).
• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung.
• Einwilligung.

4.8 Wohnungsbewerbungen, Kaufinteressenten, Mieter, Eigentümer

Sie können Ihr Interesse an Immobilienobjekten zur Miete oder zum Kauf über unser Kontaktformular auf der Webseite oder über Immobilienportale übermitteln. Zudem können Sie über Bewerbungsformulare für Mietwohnungen, über die Abwicklung von Kauf-/Verkaufsaufträgen von Liegenschaften, über Aufträge zu Immobilienbewertungen, über eine von uns bewirtschaftete Mietliegenschaft, einer Liegenschaft im Stockwerkeigentum oder einer Miteigentümergemeinschaft mit uns in Kontakt treten. Wir verwenden die dabei erhaltenen Daten für die Erbringung unserer Dienstleistungen.

Nach Abschluss des Bewerbungs- oder Verkaufsprozesses und der (Wieder-)Vermietung bzw. des Wiederverkaufs einer Liegenschaft werden alle eingereichten Formulare bzw. Daten von nicht berücksichtigen Interessenten vernichtet, sofern diese nicht ausdrücklich ihr Einverständnis zur weiteren Speicherung gegeben haben (z.B. Interesse an anderen Liegenschaften).

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma).
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Referenzauskünfte, Betreibungsregisterauszüge etc.).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Erbringung einer Dienstleistung).
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen).
• Einwilligung.

4.9 Lieferanten, Dienstleister, sonstige Vertragspartner

Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag abschliessen, damit Sie eine Dienstleistung für uns erbringen, bearbeiten wir Personendaten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden. Diese benötigen wir, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen. Wir bearbeiten diese Personendaten unter Umständen auch um zu prüfen, ob ein Interessenkonflikt im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit als Revisionsstelle vorliegen könnte und um sicherzustellen, dass wir mit der Zusammenarbeit keine ungewollten Risiken, z.B. hinsichtlich Geldwäscherei oder Sanktionen eingehen.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma).
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung.
•  Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Unternehmens, Durchsetzung von Rechtsansprüchen).

Wir setzen auf unserer Webseite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen.

Im Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Webseite bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen. Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neues Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Webseite nutzen können.

Um Aufschluss über die Nutzung unserer Webseite zu erhalten, unser Internet-Angebot zu verbessern sowie Sie auch auf Webseiten von Dritten oder auf Social Media mit Werbung ansprechen zu können, setzen wir folgende Web Analyse-Tools und Re-Targeting-Technologien ein: Google Analytics und Clever Elements (Newsletter).

Diese Tools werden von Drittanbietern zur Verfügung gestellt. In der Regel werden die zu diesem Zweck erhobenen Informationen über die Nutzung einer Webseite durch den Einsatz von Cookies
oder ähnlichen Technologien an den Server des Drittanbieters übermittelt. Je nach Drittanbieter befinden sich diese Server im Ausland.

Die Übermittlung der Daten erfolgt normalerweise unter Kürzung der IP-Adressen, wodurch die Identifikation einzelner Endgeräte verhindert wird. Eine Übertragung dieser Informationen durch Drittanbieter findet nur aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder im Rahmen der Auftragsdatenbearbeitung statt.

6.1 Google Analytics

Wir nutzen auf unseren Webseiten Google Analytics, den Webanalysedienst der Google LLC, Mountain View, California, USA. Zuständig für Europa ist Google Limited Ireland («Google»). Zur Deaktivierung von Google Analytiscs stellt Google unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de ein Browser-Plug-In zur Verfügung. Google Analytics verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die es möglich machen, auf dem Endgerät des Nutzers spezifische, auf den Nutzer bezogene Informationen zu speichern. Diese ermöglichen eine Analyse der Nutzung unseres Webseiteangebotes durch Google. Die durch den Cookie erfassten Informationen über die Nutzung unserer Seiten (einschliesslich Ihrer IP-Adresse) werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir weisen darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code «gat._anonymizeIp();» erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten. Ist die Anonymisierung aktiv, kürzt Google IP-Adressen innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, weswegen keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird unter Umständen Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Für Datenübermittlungen in die USA hat sich Google verpflichtet, die EU-Standardvertragsklauseln zu unterzeichnen und einzuhalten.

6.2 Amazon Web Services (AWS)

Mittels unseres digitalen Datenaustausches auf der Webseite können Sie uns Nachrichten und Dokumente übermitteln. Hierbei erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

• Anrede
• Firma
• Vor- und Nachname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Die Nachricht und die Dokumente, die Sie uns übermitteln
• Der Empfänger innerhalb der Truvag, an den Sie die Daten übermitteln

Ihre Daten werden in einer Amazon Web Services (AWS) Cloud in der Region Frankfurt gespeichert und verarbeitet. AWS gibt an, diese Daten nicht ausserhalb dieser Region und damit nicht ausserhalb der Europäischen Union zu verschieben oder zu replizieren, es sei denn, dies sei gesetzlich vorgeschrieben und zur Aufrechterhaltung der AWS-Services erforderlich. Weitere Informationen zum Datenschutz in den AWS-Regionen innerhalb der Europäischen Union finden Sie hier: https://aws.amazon.com/de/compliance/gdpr-center/.

6.3 Google Maps

Auf unserer Webseite verwenden wir Google Maps (API) von Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Zuständig für Europa ist Google Limited Ireland, «Google»). Google Maps ist ein Webdienst zur Darstellung von interaktiven (Land-)Karten, um geographische Informationen visuell darzustellen. Über die Nutzung dieses Dienstes wird Ihnen unser Standort angezeigt und eine etwaige Anfahrt erleichtert. Bereits beim Aufrufen derjenigen Unterseiten, in die die Karte von Google Maps eingebunden ist, werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite (wie z.B. Ihre IP-Adresse) an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) als Nutzungsprofile und wertet diese aus.

Für Datenübermittlungen in die USA hat sich Google verpflichtet, die EU-Standardvertragsklauseln zu unterzeichnen und einzuhalten. Vorbehalten bleibt die Übernahme der Schweiz der Bestimmungen des EU-US Data Privacy Framework, welches am 10. Juli 2023 in Kraft getreten ist.

6.4 Social Media Plugins

Auf unserer Webseite werden sogenannte Social Media Plugins («Plugins») von Drittanbietern verwendet. Die Plugins sind anhand des Logos des jeweiligen sozialen Netzwerks erkennbar. Über die Plugins bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit den sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren. Wir setzen auf unserer Webseite folgende Plugins ein: Facebook, LinkedIn, Instagram und
YouTube. Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern des Drittanbieters her. Der Inhalt des Plugins (z.B. YouTube Videos) wird vom jeweiligen Drittanbieter direkt an Ihren Browser übermittelt und in die Seite eingebunden.

Die Datenweitergabe zur Anzeige von Inhalten (z.B. Publikationen auf Facebook) erfolgt unabhängig davon, ob Sie ein Konto bei Drittanbieter besitzen und dort eingeloggt sind. Wenn Sie beim Drittanbieter eingeloggt sind, werden Ihre bei uns erhobenen Daten zudem direkt Ihrem beim Drittanbieter bestehenden Konto zugeordnet. Wenn Sie die Plugins aktivieren werden die Informationen ausserdem im sozialen Netzwerk veröffentlicht und dort ihren Kontakten angezeigt. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Bearbeitung und Nutzung der Daten durch die Drittanbieter sowie ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der Drittanbieter. Der Drittanbieter speichert die über Sie erhobenen Daten als Nutzungsprofile und nutzt diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Webseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere auch für nicht eingeloggte Nutzer zur Darstellung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Webseite zu informieren. Wenn Sie verhindern möchten, dass die Drittanbieter die über unseren Webauftritt gesammelten Daten nicht Ihrem persönlichen Profil in dem jeweiligen sozialen Netzwerk zuordnen, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Webseite beim entsprechenden sozialen Netzwerk ausloggen. Sie können das Laden der Plugins auch mit spezialisierten Add-Ons komplett verhindern.

Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes YouTube eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch YouTube, LLC 901 Cherry Ave. San Bruno, CA 94066 USA. Wenn Sie den
YouTube-Button „abonnieren" anklicken während Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem YouTube-Profil verlinken. Dadurch kann YouTube den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch YouTube erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzrichtlinien von YouTube (respektive Google) unter http://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

6.5 Newsletter Tracking

Für den Versand unserer Newsletter verwenden wir die Software Clever Elements (http://cleverelements.com). Ihre Daten werden dabei an die Clever Elements GmbH, Lohmühlenstrasse 65, 12435 Berlin, Deutschland (Clever Elements) übermittelt. Clever Elements ist es dabei untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke als für den Versand von Newslettern zu nutzen. Clever Elements ist ein deutscher, zertifizierter Anbieter, welcher nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ausgewählt wurde.

Mit dieser Software können Newsletter versendet und analysiert werden. Um diese Analyse durchzuführen erheben wir Geräte- und Zugangsdaten. Der Newsletter bzw. die aus diesem Newsletter erreichbaren Webseiten werden zudem mit Cookies getrackt.

Mit Hilfe dieser Technologien erhalten wir die Information, ob der Newsletter angekommen ist, geöffnet wurde und welche Inhalte angeklickt wurden. Diese Informationen verwenden wir, um unseren Newsletter und unsere Angebote zu verbessern.

Das Setzen eines Pixels kann verhindert werden, indem im Mailprogramm HTML deaktiviert wird (je nach Mailprogramm verschieden).

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistung notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind oder wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben. Wir werden Personendaten ebenfalls an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Nicht alle Personendaten werden standardmässig verschlüsselt übermittelt. Sofern nicht explizit mit dem Kunden anders vereinbart, werden Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen und -ausweise unverschlüsselt übermittelt.

Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

• Zweigniederlassungen, Tochter- oder Schwestergesellschaften.
• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Notare, Versicherungen).
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge ab, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten (Auftragsbearbeitungsverträge). Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU / im EWR. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Google Analytics-Daten oder Amazon Web Services-Daten) oder in Ausnahmefällen in andere Länder weltweit übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Google oder Amazon) oder anderer geeigneter Instrumente).

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (d.h. insbesondere während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs) gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten,) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Webseite kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Personendaten weitergegeben werden.
• Recht auf Berichtigung, falls ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind.
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten.
• Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.
• Recht auf Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen.

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziffer 1 angegebene Adresse.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder diese für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor.

Stand: 14. August 2023