Herausforderungen als Arbeitgeber
Die verschiedenen administrativen Tätigkeiten beanspruchen über 60% der dem Personalmanagement zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Diese beinhalten beispielsweise die Mitarbeiterrekrutierung, bei der diverse Daten für die Entscheidungsprozesse der Vorgesetzten aufzubereiten sind. Dazu kommen die Organisation und die Koordination eines qualitativ guten und dadurch nachhaltigen Einführungsprozesses (Onboarding), welche einerseits viel Zeit beanspruchen und andererseits ist hier wichtig, dass nichts vergessen geht. Das Thema Mitarbeiterentwicklung, welches aus strategischer Sicht im aktuellen Arbeitsmarkt noch wichtiger geworden ist, kommt oft zu kurz. Auch steht häufig zu wenig Zeit zur Verfügung, um sich mit flexiblen Arbeitsmodellen (New Work) oder der Mitarbeiterbindung auseinanderzusetzen.
Unterstützung durch digitale Hilfsmittel
Die Abacus HR-Tools unterstützen dabei das Personalmanagement, effizienter zu werden und die Daten und Prozesse im Personalbereich strukturierter zu bearbeiten. Viele Aufgaben beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden sind repetitiv und können daher leicht standardisiert werden. Hier setzen die Tools von Abacus an. Unternehmen, welche bereits die Lohnbuchhaltung und das MyAbacus-Mitarbeiterportal im Einsatz haben, können die entsprechenden Module wie das Bewerbermanagement, Arbeitszeugnisse, Mitarbeitergespräche, digitales Mitarbeiterdossier oder die digitale Spesen- und Zeiterfassung als Ergänzung nutzen. Die erwähnten Module bauen auf MyAbacus auf, wodurch das Unternehmen die Prozessoptimierung individuell definieren kann. Die so freiwerdende Zeit eröffnet dem Personalmanagement die Chance, sich auch um die anstehenden strategischen Aufgaben angemessen zu kümmern.
Optimale Zusammenarbeit im Team
Lohnbuchhaltung:
- Personalstamm
- Lohnverarbeitung
- Übermittlung mit ELM 4.0/5.0
- Controlling/Budgetierung
Zeiterfassung:
- Einsatzplanung
- Erfassung
- Kontrolle/Absenzen
- Berechnung
Spesenmanagement:
- Erfassung
- Freigabe
- Auswertung
- Verarbeitung
Human Resources:
- Onboarding
- Personaladministration
- Personalentwicklung
- Offboarding
Human Resources. Der Fokus der HR-Lösungen von Abacus liegt in der vernetzten Zusammenarbeit der verschiedenen Anspruchsgruppen. Entscheidungsträger können im Bewerbermanagement die eingegangenen Bewerbungsdossiers beurteilen und kommentieren. Die Informationen sind für weitere involvierte Personen verfügbar, da die Daten zentral und digital im System abgelegt werden. Jederzeit kann der Status sowie der Verlauf des Bewerbungsprozesses eingesehen werden.
Mitarbeitergespräch. Vorgesetzte und Mitarbeitende können anhand eines digitalen Bewertungsbogens die Leistungen und Kompetenzen beurteilen. Zugriffsrechte und Prozesse regeln den Ablauf der Beurteilung. Zielvereinbarungen und Massnahmen, welche zur Mitarbeiterentwicklung beitragen, können auf derselben Plattform definiert werden. Mitarbeitende und Vorgesetzte führen das Gespräch digital durch und sämtliche Daten und Beschlüsse sind jederzeit auf dem MyAbacus-Mitarbeiterportal einsehbar und werden dort archiviert.
Spesenmanagement. Spesenbelege können ganz einfach über die AbaClik-App via Smartphone erfasst und in die Abacus Business Software übertragen werden. Der Freigabeprozess gilt mit bis zu drei Instanzen für Vorgesetze, HR-Verantwortliche und für die Geschäftsleitung als Kontrollinstrument. Die Spesen werden nach der Freigabe über die Lohnbuchhaltung vergütet und in der Finanzbuchhaltung automatisch verbucht. Der digitale Beleg, welcher durch den Mitarbeitenden erfasst wurde, wird direkt auf der Buchung revisionstauglich abgelegt.
Fazit
Mit der Digitalisierung der HR-Prozesse wird das Personalmanagement entlastet. Den Vorgesetzten steht gleichzeitig ein wertvolles Führungsinstrument zur Verfügung, welches ihnen erlaubt, gezielter auf Mitarbeiterbedürfnisse einzugehen und im veränderten Arbeitsmarkt proaktiv zu agieren. Mit Abacus Human Resources wird sichergestellt, dass die Prozesse im Unternehmen einheitlich ablaufen, die Personenabhängigkeit im HR abnimmt und die Bearbeitungsqualität nachhaltig hoch bleibt. Zudem sind die Daten digital so strukturiert und abgelegt, dass der Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf sein Personaldossier hat, was viele Rückfragen beim HR erübrigt, und der Arbeitgeber die neuen Datenschutzanforderungen bezüglich Datenhaltung jederzeit erfüllen kann. Der grösste Mehrwert für das Unternehmen ergibt sich aus der Zusammenarbeitskultur unter den verschiedenen Anspruchsgruppen, welche die integrale Lösung von Abacus ermöglicht.
