Outsourcing – Chance auch für die öffentliche Verwaltung

Es handelt sich dabei um eine spezielle Form der Auslagerung von Leistungen, wobei in der Regel die Leistung selbst und die Dauer der Zusammenarbeit vertraglich eng definiert werden. Durch diese vertragliche Regelung grenzt sich das Outsourcing deutlich von unternehmerischen Partnerschaften ab.

Ein Outsourcing wird häufig mit der Einsparung von Kosten, der Vereinfachung von Betriebsabläufen, fehlender Kapazität und der Mitarbeit von Spezialisten (nicht vorhandene Kompetenzen in der eigenen Organisation) begründet. Verfechter des Outsourcings betonen beispielsweise, dass sich vor allem kleinere Unternehmen nur auf diese Weise die Mitarbeit von Spezialisten leisten können. Bei IT-Themen wird daher gerne von den Vorteilen des Outsourcings Gebrauch gemacht. Tätigkeiten, mit denen sich Unternehmen im Wettbewerb differenzieren können oder die ihren «Kernkompetenzen» entsprechen, sollten aus nachvollziehbaren Gründen nicht ausgelagert werden.

Während weltweit private Unternehmen die Konzentration auf sogenannte «Kernkompetenzen» forcieren, könnte der Trend, mehr Funktionen auszulagern, auch bei öffentlichen Verwaltungen eine erfolgsversprechende Strategie darstellen. Das Wirkungsfeld der Gemeinden wird immer vielfältiger und komplexer, wodurch es vor allem für kleinere Gemeinwesen zunehmend schwieriger wird, den umfangreichen Aufgabenkatalog mit dem eigenen Personal termingerecht und in der gewünschten Qualität abzuarbeiten. Im aktuellen Umfeld mit immer häufiger fehlenden Arbeitskräften sowie steigenden Kosten sind vermehrt auch grössere Gemeinwesen mit dieser Herausforderung konfrontiert. In Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip, wonach die verschiedenen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen sind, gilt es bei der Beurteilung der Outsourcing-Prioritäten die Qualität und die Kosten einer Aufgabe gegenüberzustellen.

Für jene Aufgaben, welche aktuell mit geringer Qualität aber gleichzeitig hohem Aufwand abgewickelt werden, drängt sich ein Outsourcing auf. Beispiele:

• Druck der Botschaft durch Verwaltung vs. Druckerei
• Führung eigenes Bauamt vs. Ingenieurbüro im Mandat
• Eigene Finanzabteilung vs. Treuhandunternehmen

Bei Aufgaben mit hoher Qualität und hohen Kosten drängt sich mittelfristig eine strategische Partnerschaft auf.

• Steuerabteilung vs. Zusammenarbeit mit Steueramt
• Gemeindebetrieb vs. Gemeindeverband (Altersheim, Sportinfrastruktur, Forstbetrieb etc.)

Für die Wahl können folgende Fragen als Checkliste herangezogen werden.

• Ist genügend Know-how vorhanden?
• Ist bezüglich der auszulagernden Leistungen und Funktionen hinreichend Erfahrung vorhanden und kann die gewünschte Qualität garantiert werden?
• Überzeugt das Angebot (Konzeption, Flexibilität, Leistungsumfang)?
• Sind personelle und technische Ressourcen vorhanden?
• Reaktion bei Schwankungen beim Leistungsumfang?
• Übereinstimmung mit der Strategie?

Pro:

• Konzentration auf das Kerngeschäft (eigentliche Leistungserstellung)
• Kosteneinsparung durch gezielte Leistungserbringung
  Wegfall von Investitionen in eigene Infrastruktur und Betriebsmittel; Wegfall von internen Schulungen, Ausbildungen, Stellvertretungen; Pensum ist dem Arbeitsanfall angepasst
• Outsourcing-Anbieter sind in der Regel à jour und vertraut mit den aktuellen Technologien und verfügen über spezifische Netzwerke
• Effizientere und qualitativ hochwertigere Aufgabenerfüllung
• Ausgleich personeller Engpässe

Contra:

• Mögliche Abhängigkeiten von externen Dienstleistern
• Wirtschaftliche Schwierigkeiten des Dienstleisters können auch beim Leistungsbezüger zu grossen Problemen bzw. Zusatzkosten führen
• Know-how-Verlust im eigenen Unternehmen
• Widerstand bei den Mitarbeitenden aus Angst um den eigenen Arbeitsplatz
• Einblick in sensible Firmendaten (Diskretion, Datenschutz)

Im Hinblick auf die «Optimierung des Qualitäts-/Kostenverhältnisses» empfehlen wir den Verantwortlichen von öffentlichen Verwaltungen, die zu erbringenden Aufgaben und Dienstleistungen periodisch zu analysieren und punktuell auch Outsourcing-Möglichkeiten zu prüfen. Die Truvag-Fachleute können Ihnen z.B. durch die Übernahme von Aufgaben im Finanz-, Steuer- und Rechtsbereich Entlastung und Kontinuität bieten, so dass Sie sich auf Ihr Kerngebiet konzentrieren können.