Publiziert: Juni 2026
Rechtliche Grundlagen
Die zentralen Regeln finden sich im Obligationenrecht (Art. 957 ff. OR). Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) präzisiert Anforderungen an Form, Inhalt und Verfahren. Für die Praxis heisst das: Digital ist erlaubt, aber die Ablage muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Voraussetzungen für eine rechtskonforme digitale Aufbewahrung
Unveränderbarkeit und Integrität (Art. 3 GeBüV)
Digitale Unterlagen dürfen nicht unbemerkt verändert werden können. Jede Änderung muss festgestellt und nachvollzogen werden können. Die Verordnung unterscheidet zwischen unveränderbaren und veränderbaren Datenträgern. Unveränderbar sind beispielsweise CDs, DVDs oder spezifische Archivierungssoftware. Festplatten, Cloud-Speicher oder USB-Sticks sind hingegen veränderbare Datenträger. Es kann auf diesen Datenträgern nicht mehr ohne Weiteres nachvollzogen werden, wer zu welchem Zeitpunkt eine Veränderung von Daten vorgenommen hat.
Verfahrensdokumentation (Art. 4 GeBüV)
Die eingesetzten Prozesse, Systeme und Kontrollen müssen dokumentiert sein. Eine Verfahrensdokumentation erlaubt es einem fachkundigen Dritten, die Abläufe zu verstehen und zu prüfen. Die entsprechende Dokumentation muss ebenfalls aufbewahrt und aktuell gehalten werden.
Allgemeine Sorgfaltspflicht (Art. 5 GeBüV)
Die Verordnung verlangt, dass die Dokumente sorgfältig, geordnet und vor schädlichem Einfluss geschützt aufbewahrt werden. Es ist insbesondere bei der digitalen Aufbewahrung nötig, eine geordnete Ablagestruktur zu etablieren und zu pflegen.
Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit (Art. 957a OR; Art. 6 GeBüV)
Geschäftsvorfälle müssen vollständig und so dokumentiert sein, dass Dritte (z. B. Revisoren) die Buchungen nachvollziehen können. Dazu gehören Beleganhänge, Korrespondenz und Zusatzinformationen.
Lesbarkeit (Art. 958f OR; Art. 6 GeBüV)
Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben oder wieder lesbar gemacht werden können. Das betrifft Scanqualität, Dateiformate und Migrationen. Archivtaugliche Formate wie PDF/A oder spezielle Archivierungssoftware wie z. B. Abacus sind empfehlenswert.
Organisation und Sicherheit (Art. 7 bis 10 GeBüV)
Archivierte Informationen müssen klar von aktuellen Daten getrennt und innert nützlicher Frist zugänglich sein. Sie sind systematisch zu inventarisieren, zu schützen und Zugriffe müssen protokolliert werden. Zulässig sind unveränderbare sowie veränderbare Datenträger, sofern bei letzteren technischen Verfahren die Integrität und den Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar machen (z. B. mittels Zeitstempel / Logfiles). Informationsträger sind regelmässig zu prüfen und jede Datenmigration ist zu protokollieren.
Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Das betrifft unter anderem:
- Geschäftsbücher (Hauptbuch und allenfalls Hilfsbücher)
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
- Abschlüsse, Jahresrechnungen und Revisionsberichte
- Journale, Konten und Buchungsprotokolle
- Elektronische Buchhaltungsdaten und zugehörige Logfiles
Für bestimmte Bereiche aus dem Steuerrecht gelten längere Fristen: Bei der direkten Bundessteuer sind wesentliche Unterlagen während 15 Jahren aufzubewahren. In speziellen MWST-Fällen, etwa im Zusammenhang mit Liegenschaften oder bestimmten Steuerfolgen, können gar Fristen bis zu
26 Jahren gelten. Bei Liegenschaften empfiehlt es sich, die Unterlagen unbefristet aufzubewahren – solange die Liegenschaft in Ihrem Besitz ist – unabhängig, ob es sich um eine privat oder geschäftlich gehaltene Liegenschaft handelt.
Wie wir mit Abacus unterstützen können
Für viele KMU stellt sich nicht nur die Frage was einzuhalten ist, sondern wie dies verlässlich und effizient umgesetzt wird. Wir unterstützen Sie hier mit der Abacus Business Software (Archivierung und Scanning), die speziell auf rechtskonforme digitale Aufbewahrung ausgelegt ist.
Wesentliche Vorteile:
- Revisionssichere Ablage gemäss GeBüV/OR-Anforderungen
- Automatisiertes Scanning und Erkennungsworkflows zur Reduktion manueller Arbeit
- Durchgängige Indexierung und strukturierte Archivierung für rasches Auffinden
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen
- Direkter, kontrollierter Zugriff für Mitarbeitende und Externe – ideal bei Prüfungen
- Sichere Datenhaltung und Integration in die Abacus-Buchhaltung
Mit dieser Kombination erfüllen Sie die formalen Anforderungen (Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität, Dokumentation) und profitieren gleichzeitig von effizienteren Abläufen.
Fazit
Die digitale Aufbewahrung ist praktikabel und vorteilhaft. Mit einer passenden Software-Lösung wie Abacus, lassen sich die Anforderungen rechtskonform und wirtschaftlich erfüllen. Unsere Fachleute unterstützen Sie dabei gerne.
